Häufig gestellte Fragen zu Compliance und Regulierung

Das Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet Sie zur Implementierung von Know-Your-Customer-Prozessen (KYC) und Sanktionsprüfungen. Das bedeutet: Sie müssen Ihre Geschäftspartner identifizieren, deren wirtschaftliche Berechtigte prüfen und regelmäßig gegen Sanktionslisten abgleichen. Für wen das konkret gilt, hängt von Ihrer Branche ab – ob Sie Finanzdienstleister, Zahlungsanbieter oder ein anderes Unternehmen mit grenzüberschreitenden Geschäften sind.

Das hängt von Ihrer Situation ab. Ein mittelständisches Unternehmen mit einfachen Datenflüssen braucht meist 3–4 Monate, um die Grundlagen umzusetzen. Bei komplexeren Strukturen oder internationalen Transfers können es 6–9 Monate sein. Wichtig: DSGVO ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess – Sie müssen regelmäßig überprüfen und anpassen.

Das kommt auf Ihre Größe und Branche an. Finanzinstitute mit über 20 Mitarbeitern müssen nach GwG einen Compliance Officer benennen. Für andere Branchen gibt’s keine zwingende Pflicht, aber es ist sinnvoll: Ein Compliance Officer schafft Klarheit, koordiniert Prozesse und haftet persönlich – das reduziert Ihre Unternehmenshaftung erheblich.

Bei DSGVO-Verstößen können Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes verhängt werden. Beim GwG drohen bis zu 1 Million Euro. Aber das Finanzielle ist nur eine Seite – Verstöße führen zu Reputationsschäden, Kundenvertrauen-Verlust und im schlimmsten Fall zu strafrechtlichen Konsequenzen für Führungspersonen.

Das ist gesetzlich nicht konkret festgelegt, aber der Standard ist: mindestens jährlich. Wenn sich Ihre Geschäftstätigkeit, Ihre Datenverarbeitung oder Ihre Geschäftspartner ändern, sollte eine Überprüfung sofort stattfinden. Viele Unternehmen nutzen Audits halbjährlich – das gibt mehr Sicherheit und zeigt der Aufsichtsbehörde, dass Sie es ernst meinen.

Ja, aber nur teilweise. Sie können operative Aufgaben outsourcen – Datenschutz-Audits, KYC-Prozesse oder die Dokumentation. Die Verantwortung bleibt aber bei Ihnen. Das bedeutet: Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Dienstleister die Standards einhält, und Sie haften gegenüber Behörden und Kunden. Eine Mischform – interner Compliance Officer mit externer Unterstützung – ist oft die beste Lösung.